Controls and Audits in Soft FM

Bij het beheer van facilitaire diensten – en meer specifiek binnen Soft FM (schoonmaakdiensten, onthaal, afvalbeheer, catering, enz.) – zijn controles en audits essentieel om kwaliteit, contractuele naleving en gebruikerstevredenheid te garanderen.

Te vaak worden zij gezien als een verplichting, terwijl ze in werkelijkheid krachtige hefbomen voor continue verbetering zijn, mits zij goed gestructureerd en geïntegreerd worden in een globale beheeraanpak.

De kwaliteit van Soft Facility Management kan niet langer uitsluitend gebaseerd zijn op indrukken of informele feedback. Om prestaties te garanderen die in lijn zijn met de gemaakte afspraken en de tevredenheid van de gebruikers te verzekeren, moeten audits en controles gestructureerd, regelmatig en objectief zijn.

Wat is het doel van audits in Soft FM?

Het hoofddoel van een audit of controle in Soft FM is de conformiteit van de geleverde diensten te controleren ten opzichte van de vastgelegde verwachtingen, of deze nu contractueel zijn (SLA) of intern (kwaliteitsnormen, procedures, regelgeving).

Deze audits maken het mogelijk om:

• De kwaliteit objectief te meten: door concrete elementen vast te stellen (netheid, stiptheid, kledij, enz.);
• Afwijkingen te identificeren: tussen de geplande prestaties en de werkelijke situatie op het terrein, waardoor verbeterplannen kunnen worden opgesteld;
• De prestaties te verbeteren: door duidelijke en gestructureerde feedback te geven aan de leveranciers of interne teams;
• De prestaties te documenteren: wat essentieel is bij contractbesprekingen of bij aanbestedingen;
• Transparantie en vertrouwen te versterken: door een evaluatiekader te creëren dat door alle partijen gedeeld wordt.

Audits en controles in Soft FM: digitale tools voor kwaliteitsbeheer

Bij QUALIPSO hebben we een volledige suite van modules ontwikkeld, toegankelijk via de IPSO Mobile App (Android & iOS), waarmee verschillende soorten audits en kwaliteitscontroles rechtstreeks op het terrein efficiënt en eenvoudig uitgevoerd kunnen worden.

FLASH 2.0 – Kwaliteitscontrole van schoonmaak

De module FLASH 2.0 is specifiek ontworpen voor het uitvoeren van objectieve en gestandaardiseerde kwaliteitscontroles in schoonmaak, conform de Europese norm EN 13549. Dankzij een gestandaardiseerd evaluatierooster kunnen inspecteurs elke zone of elk object beoordelen aan de hand van precieze criteria, rechtstreeks via smartphone of tablet.

Audit – Gepersonaliseerde vragenlijsten

Met de Audit-module kunnen vragenlijsten worden aangemaakt en beheerd voor elk type audit: technische, administratieve, HACCP, ISO, interne controles, enz. Dit is een flexibele tool die zich aanpast aan de procedures van elke organisatie en alle audits in één systeem centraliseert.

CHECK – Opvolging van operationele taken

De CHECK-module vergemakkelijkt de controle van de correcte uitvoering van taken, vooral deze met lage frequentie (bijv. driemaandelijkse onderhoud van zonwering, jaarlijkse controle van brandblussers, enz.). Medewerkers kunnen taken op het terrein valideren, terwijl verantwoordelijken de opvolging in realtime kunnen monitoren.

Safety Walk – Veiligheid en milieu

Met Safety Walk kunnen teams elk risico op het gebied van persoonsveiligheid of milieubeveiliging signaleren: gevaarlijke objecten, ontbrekende signalisatie, lekken, enz. Deze module bevordert een preventiecultuur door de betrokkenheid van alle medewerkers.

Bacterio – Bacteriologische monitoring

De Bacterio-module maakt het mogelijk bacteriologische controles te beheren in gevoelige omgevingen (ziekenhuizen, grootkeukens, enz.). Alle gegevens worden op het terrein ingevoerd en gecentraliseerd voor analyse.

Stofhoeveelheid – Kwaliteitstest van textielreiniging

De Stofhoeveelheid-module maakt het mogelijk de efficiëntie van de stofzuiging van textieloppervlakken, zoals tapijten, te testen via een gestandaardiseerde methode. Dit biedt een concreet prestatie-indicator, vaak over het hoofd gezien in schoonmaakplannen.

Een geïntegreerde en mobiele aanpak

Al deze modules zijn toegankelijk via de ​IPSO Mobile app. Al deze modules zijn toegankelijk via de IPSO Mobile App, wat audits en controles vlotter, sneller en betrouwbaarder maakt met een minimale administratieve last. De gegevens worden gesynchroniseerd met het QUALIPSO platform, waardoor gecentraliseerde opvolging, gedetailleerde rapportage en volledige traceerbaarheid mogelijk zijn.

Dankzij deze tools transformeert u uw audits in concrete en meetbare acties voor een professionelere, responsievere en transparantere Soft FM.