Contrôles et audits en Soft FM

Dans la gestion des services généraux – plus particulièrement en Soft FM (services de nettoyage, accueil, gestion des déchets, restauration, etc.) – les contrôles et audits sont essentiels pour garantir la qualité, le respect des engagements contractuels et la satisfaction des utilisateurs.

Trop souvent perçus comme une contrainte, ils sont en réalité de véritables leviers d’amélioration continue lorsqu’ils sont bien structurés et intégrés dans une démarche globale de pilotage.

La qualité des services en Soft Facility Management ne peut plus reposer uniquement sur des impressions ou des retours informels. Pour garantir des prestations conformes aux engagements, et assurer la satisfaction des utilisateurs, les audits et contrôles doivent être structurés, réguliers et objectivables.

À quoi servent les audits en Soft FM ?

L’objectif principal d’un audit ou d’un contrôle en Soft FM est de vérifier la conformité du service rendu par rapport aux attentes définies, qu’elles soient contractuelles (SLA) ou internes (standards qualité, procédures, réglementations).

Ces audits permettent de :

• Objectiver la qualité : en mesurant des éléments concrets (état de propreté, ponctualité, tenue vestimentaire, etc.)
• Identifier les écarts : entre les prestations prévues et la réalité observée sur le terrain.  Ceci permettant de mettre en place des plans d’amélioration.
• Améliorer les prestations : en fournissant un retour clair et structuré aux prestataires ou aux équipes internes.
• Documenter les performances : ce qui est essentiel en cas de discussion contractuelle ou d’appel d’offres.
• Renforcer la transparence et la confiance : en instaurant un cadre d’évaluation partagé par toutes les parties.

Audits et contrôles en Soft FM : des outils digitaux pour une gestion de qualité

Chez QUALIPSO, nous avons développé une suite complète de modules accessibles via l’App IPSO Mobile (Android & iOS), qui permettent de réaliser différents types d’audits et de contrôles qualité directement sur le terrain, avec efficacité et simplicité.

FLASH 2.0 – Contrôle qualité du nettoyage

Le module FLASH 2.0 est spécialement conçu pour effectuer des contrôles de qualité du nettoyage sur des bases objectives et normées, conformément à la norme européenne EN 13549. Grâce à une grille d’évaluation standardisée, les inspecteurs peuvent noter chaque zone ou équipement selon des critères précis, directement depuis un smartphone ou une tablette.

Audit – Questionnaires personnalisés

Le module Audit permet de créer et de gérer des questionnaires adaptés à tout type d’audit : audits techniques, administratifs, HACCP, ISO, vérifications internes, etc. C’est un outil flexible qui s’adapte aux procédures de chaque organisation et qui permet de centraliser tous les audits au sein d’un même système.

CHECK – Suivi des tâches opérationnelles

Le module CHECK facilite le contrôle de la bonne exécution des tâches, en particulier celles à basse fréquence (par exemple : entretien trimestriel des stores, contrôle annuel des extincteurs, etc.). Les agents peuvent valider les tâches directement sur le terrain, et les responsables disposent d’un suivi en temps réel.

Safety Walk – Sécurité et environnement

Avec Safety Walk, les équipes peuvent signaler toute situation à risque en matière de sécurité des personnes ou de sécurité environnementale : objets dangereux, signalisation manquante, fuites, etc. Ce module permet d’instaurer une culture de la prévention en impliquant tous les collaborateurs.

Bactério – Suivi bactériologique

Le module Bactério permet de gérer le suivi des contrôles bactériologiques dans les environnements sensibles (hôpitaux, cuisines collectives, etc.). Toutes les données sont saisies sur le terrain et centralisées pour analyse.

Aspiration – Test de qualité du nettoyage textile

Enfin, le module Aspiration permet de tester l’efficacité de l’aspiration des surfaces textiles, comme les moquettes, via une méthode normalisée. Il offre un indicateur concret de performance souvent négligé dans les plans de nettoyage.

Une approche intégrée et mobile

Tous ces modules sont accessibles via l'App IPSO Mobile, ce qui rend les audits et contrôles plus fluides, plus rapides et plus fiables, avec un minimum de charge administrative. Les données sont synchronisées sur la plateforme de la QUALIPSO suite, permettant un suivi centralisé, des rapports détaillés, et une traçabilité complète.

Grâce à ces outils, vous transformez vos audits en actions concrètes et mesurables, pour un Soft FM plus professionnel, plus réactif, et plus transparent.