Gestion de contrat

Aide au démarrage

Au démarrage d'un contrat, nous proposons d'organiser une réunion regroupant votre responsable du suivi du contrat et les départements commerciaux et opérationnels du prestataire.  Ceci permettra à toutes les parties de bien comprendre les exigences du cahier des charges. 

Nous vérifions que la mise en place des ressources humaines et techniques est conforme à l'offre du prestataire.

Outils informatiques

La QUALIPSO Suite est un ensemble complet d'outils informatiques développés par QUALIPSO pour répondre aux besoins de gestion des contrats de services facilitaires (soft facilities). 

La QUALIPSO Suite comprend une plateforme web intuitive et une application mobile dédiée présentant une panoplie de fonctionnalités essentielles : réalisation de contrôles qualité, suivi de planning, pointage de tous types de tâches, validation des tâches pointées (par vos soins ou par les équipes de QUALIPSO) et facturation des seules tâches validées, production de rapports détaillés.

Pour le suivi de la facturation, nous émettons une facture pro forma reprenant les postes suivants :

• travail régulier 
• tâches de basse fréquence qui ont bien été validées
• fournitures sanitaires
• travaux à la demande
• notes de crédit.  

Une copie de cette facture pro forma sera envoyée au prestataire qui devra s'y conformer, ainsi qu'à vos services financiers pour contrôle.

Par ailleurs, en impliquant QUALIPSO dans la gestion du contrat, vous pourrez vous assurer : 

• que seuls les locaux actifs sont pris en compte dans la facturation des prestations ; 
• que le planning des tâches de basse fréquence est bien suivi ; 
• que seules les tâches validées sont reprises dans la facturation ; 
• de pouvoir organiser le suivi de votre contrat par bâtiment, locataire et/ou centre de coûts ; 
• de pouvoir générer des simulations et projections afin d'étudier l'impact de changement(s) de programme ; 
• de pouvoir automatiquement gérer les indexations de contrats ;
  
• de pouvoir intégrer et donc contrôler les travaux à la demande dans le même outil.

Bref, vous bénéficierez d'une gestion financière précise et maîtrisée !

Contrôles qualité

Un contrat de nettoyage, surtout s’il contient une garantie de résultat, implique le suivi et le contrôle de la qualité. 

Le client paie pour une qualité de 100 % de qualité, mais une marge pouvant aller jusqu'à 15% de non-qualité est acceptable. Un contrôle doit donc atteindre au minimum 85%. 

QUALIPSO est accrédité par BELAC (ISO 17020 - sous le numéro 388-INSP) pour réaliser des contrôles de qualité de nettoyage selon la norme EN 13549.

Seuls les clients en ayant spécifiquement fait la demande et ayant signé la "Revue de contrat", bénéficieront des contrôles accrédités.

QUALIPSO est la plus grande société de contrôle de qualité du nettoyage de Belgique. En 2024, nos équipes ont réalisé 10 701 contrôles de qualité du nettoyage de bâtiments, trains, métros, bus, avions, etc. 

Réunions de suivi et plans d'amélioration

En fonction de vos besoins, nous organiserons des réunions de suivi (par exemple mensuelles, bimestrielles ou trimestrielles) avec vos services et le prestataire.

Lors de ces réunions, nous pourrons discuter des points suivants : contrôles de qualité, problèmes récurrents, plan d'amélioration, aspects techniques non résolus, besoins de formation et, éventuellement, suivi financier.

Grâce aux rapports d'analyse générés par la Qualipso Suite, il sera facile d'établir des plans d'amélioration ayant le plus d'impact sur la qualité : besoins de détartrage, récurage, formation, etc.

Seul QUALIPSO est en mesure de proposer aussi facilement ce genre de rapports d'analyse en un seul clic parce que l'entreprise utilise des bases de données relationnelles.

Gestion et suivi de la facturation des contrats

La gestion et le suivi de la facturation de vos contrats (de nettoyage, d'entretien d'espace verts, etc.) peuvent entraîner une charge de travail considérable. Il s'agit d'une tâche administrative complexe, nécessitant souvent des contrôles sur le terrain et des échanges de mails difficiles à suivre. 

Le module CHECK permet d'assurer le suivi du planning et la validation des prestations sur votre smartphone depuis le terrain en incluant des photos et des commentaires. 
Si une tâche n'est pas ou mal réalisée, elle ne sera pas validée. 
En combinant les modules CHECK et CASH, vous vous assurerez que seules les prestations validées seront prises en compte dans la facturation.

Tous les mois, l'équipe de QUALIPSO émet une facture pro forma à laquelle le prestataire devra se conformer. Cette facture reprendra uniquement les prestations validées. 
Vous pourrez y ajouter les travaux à la demande et gérer les éventuelles notes de crédit. 
Si certains bâtiments, étages ou locaux sont temporairement désactivés (pour travaux par exemple), ils ne seront pas repris dans la facturation. 

A tout moment, vous pourrez générer un budget annuel et réaliser des simulations, par exemple si vous envisagez de "fermer" certaines parties de bâtiment un jour par semaine. 
De plus, les factures pro forma pourront prendre en compte des informations sur des locataires ou des centres de coût spécifiques.

En résumé, CASH vous permettra de maîtriser pleinement tous les éléments de vos contrats.