Création de cahiers des charges

Principes du bon cahier des charges

Un bon cahier des charges est la base de la future gestion du contrat (de nettoyage, d'entretien d'espaces verts, etc.) et doit prévoir les moyens d’action pour assurer que la qualité attendue soit au rendez-vous.

Le cahier des charges doit permettre :

• de donner le plus d'informations possibles aux soumissionnaires afin d'éviter la prise en compte de marges de sécurité trop importantes;
• de sélectionner votre prestataire sur des bases objectives;
• de gérer le contrat de manière simple et efficace : SLA, KPI et pénalités ou bonus. 

Nos équipes travailleront de concert avec vous afin de comprendre votre stratégie et vos besoins spécifiques, de s'accorder sur les fréquences des prestations pour les traduire dans les clauses techniques.

Nos cahiers des charges imposent une obligation de résultat pour le travail régulier.  Celle-ci pourra être vérifiée par des contrôles de qualité. 

Par ailleurs, nous séparons du travail régulier tous les travaux de basse fréquence, tels que les travaux spécifiques sur les sols, les vitres et les éléments particuliers, ou encore les travaux dans des locaux nettoyés uniquement en basse fréquence.  Cette distinction entre travail régulier et travaux de basse fréquence permettra par la suite de ne facturer que les travaux qui auront été réalisés et validés.

Clarté et simplicité sont les maîtres-mots d'un cahier des charges réussi.

Aide à la rédaction du cahier des charges

Nous vous aidons à rédiger les parties techniques et/ou administratives .

Nos cahiers des charges associent une obligation de moyens et une obligation de résultat. En effet, pour le travail régulier, nous préconisons de spécifier les fréquences de passage tout en les couplant à une obligation de résultat.

Nos cahiers des charges comprennent la création des SLA (Service Level Agreements) et des KPI associés (Key Performance Indicators) sur les ressources humaines, les ressources techniques, la gestion opérationnelle et la gestion de la qualité.

Dans le cadre des marchés publics, nous pouvons vous assister lors de la rédaction des critères de sélection des prestataires de service ainsi que des critères d'attribution du marché. 

Inventaire des prix

Pour créer l'inventaire des prix, nous devrons au préalable obtenir les informations structurelles suivantes pour chaque local : son code, sa désignation, sa catégorie (couloir, bureau, salle de réunion, etc.), son type de sol et enfin, s'il doit être nettoyé de jour, de nuit et/ou le week-end.

Investir dans la collecte de ces données vous permettra de faire des économies pendant toute la durée du contrat.  En effet, plus les informations transmises aux sociétés de nettoyage sont précises, moins celles-ci devront prendre de marges de sécurité dans leur offre. 

Nous créons pour vous un inventaire de prix qui permettra des comparaisons et une analyse facile des offres. Pour ce faire, nous utiliserons le module CASH de la QUALIPSO Suite.

Les sociétés de nettoyage n'auront plus qu'à introduire dans l'inventaire de prix un tarif horaire et une cadence de travail pour chaque local.

Manuel de qualité, SLA et KPI

En collaboration avec vos équipes, nous finaliserons un référentiel de qualité reprenant les accords sur les niveaux de service (Service Level Agreement) et les moyens de les mesurer (Key Performance Indicators). 

Nous accordons une attention particulière aux ressources humaines, aux ressources techniques, à la gestion opérationnelle, à la gestion de la qualité et à la gestion environnementale.

Concernant la gestion de la qualité par exemple, nous décrivons de manière précise comment celle-ci sera évaluée, suivant la norme EN 13549.

Sélection du prestataire 

Nous vous assistons pour sélectionner le prestataire qui répond le mieux à vos exigences. 

Dès réception des offres, nous importerons leurs données dans le module CASH qui générera un rapport de comparaison de toutes les offres. 

Nous pourrons facilement détecter les erreurs éventuelles ou les cadences problématiques qui seraient trop lentes (et donc plus chères) ou trop rapides (et donc risquant d'engendrer des problèmes de qualité).

Vous bénéficierez ainsi de l'aide de professionnels pour vous assurer de sélectionner le bon prestataire.  
Dans le cadre des marchés publics, il s'agira bien entendu d'appliquer strictement les critères d'attribution.

Négociations et rapport d'attribution

Des négociations seront possibles ou non, en fonction du type de marché.

Nous pourrons vous assister pendant ces négociations et donner notre avis sur le côté réalisable ou non des offres et des affirmations des différents soumissionnaires. 

Pour les marchés publics, nous pourrons rédiger la partie technique de votre rapport d'attribution du marché.