Contractbeheer

Hulp bij opstarten

Aan het begin van een contract raden we aan om een bijeenkomst te organiseren tussen je contractmanager en de commerciële en operationele afdelingen van de dienstverlener. Zo kunnen alle partijen de vereisten van de specificaties volledig begrijpen . 

We controleren of de personele en technische middelen aanwezig zijn in overeenstemming met het aanbod van de serviceprovider.

IT-tools

De QUALIPSO Suite is een complete setIT tools ontwikkeld door QUALIPSO om te voldoen aan de beheerbehoeften van zachte facilitaire contracten . 

De QUALIPSO Suite bestaat uit een intuïtief webplatform en een speciale mobiele applicatie die een reeks essentiële functies biedt: het uitvoeren van kwaliteitscontroles, het bewaken van planningen, het inklokken van alle soorten taken, het valideren van de ingeklokte taken (door u of door QUALIPSO's teams) en het alleen factureren van gevalideerde taken, het produceren van gedetailleerde rapporten.

Om de facturering te controleren, maken we een pro-forma factuur met de volgende punten:

• regulier werk 
• taken met een lage frequentie die met succes zijn gevalideerd
• sanitaire benodigdheden
• werk op aanvraag
• creditnota's.  

Een kopie van deze pro-forma factuur wordt verstuurd naar de dienstverlener, die deze moet naleven, en ter controle naar je financiële diensten.

Door QUALIPSO te betrekken bij het beheer van het contract, kunt u er bovendien voor zorgen : 

• bij het factureren van diensten wordt alleen rekening gehouden met actieve gebouwen; 
• dat het schema van laagfrequente taken goed wordt gevolgd; 
• alleen gevalideerde taken worden opgenomen in de facturering ; 
• de opvolging van je contract organiseren per gebouw, huurder en/of kostenplaats ; 
• simulaties en projecties genereren om de impact van programmaveranderingen te bestuderen; 
• automatisch contractindexatie beheren;
  
• om werk op aanvraag te kunnen integreren en dus controleren in dezelfde tool.

Kortom, u profiteert van nauwkeurig en gecontroleerd financieel beheer!

Kwaliteitscontrole

Een schoonmaakcontract, vooral een contract met een gegarandeerd resultaat, brengt monitoring en kwaliteitscontrole met zich mee. 

De klant betaalt voor 100% dkwaliteit, maar tot 15% dniet-kwaliteit is acceptabel. Een controle moet dus minimaal 85% halen. 

QUALIPSO is geaccrediteerd door BELAC (ISO 17020 - onder nummer 388-INSP) voor het uitvoeren van reinigingskwaliteitscontroles volgens de norm EN 13549.

Alleen klanten die hier specifiek om hebben gevraagd en de "Contract Review" hebben ondertekend, kunnen profiteren van geaccrediteerde controles.

QUALIPSO is het grootste bedrijf voor kwaliteitscontrole van schoonmaakproducten in België. In 2024 voerden onze teams 10.701 kwaliteitscontroles uit op gebouwen, treinen, metro's, bussen, vliegtuigen, enz. 

Vervolgbijeenkomsten en verbeterplannen

Afhankelijk van uw behoeften organiseren we follow-upbijeenkomsten (bijv. maandelijks, tweemaandelijks of driemaandelijks) met uw afdelingen en de serviceprovider.

Tijdens deze vergaderingen kunnen we de volgende punten bespreken: kwaliteitscontroles, terugkerende problemen, verbeterplannen, onopgeloste technische aspecten, opleidingsbehoeften en eventueel financiële controle.

Dankzij de analyserapporten die de Qualipso Suite genereert, wordt het eenvoudig om verbeterplannen op te stellen die de grootste impact hebben op de kwaliteit: schaalvereisten, schuren, opleiding, enz.

Alleen QUALIPSO kan dit soort 'one-click' analyserapporten zo eenvoudig aanbieden, omdat het gebruik maakt van relationele databases.

Beheer en controle van contractfacturatie

Het beheren en opvolgen van de facturatie van je contracten (schoonmaak, groenonderhoud, enz.) kan een aanzienlijke werklast met zich meebrengen. Het is een complexe administratieve taak die vaak controles ter plaatse en moeilijk te volgen e-mailwisselingen vereist. 

Met de CHECK-module kun je de planning controleren en het werk op je smartphone valideren vanaf het veld, inclusief foto's en opmerkingen.
Als een taak niet of verkeerd wordt uitgevoerd, wordt deze niet gevalideerd.
Door de modules CHECK en CASH te combineren, kun je ervoor zorgen dat alleen gevalideerde taken worden opgenomen in je facturen.

Elke maand stuurt het QUALIPSO team een pro-forma factuur waaraan de dienstverlener moet voldoen. Deze factuur bevat alleen gevalideerde diensten.
U kunt werkzaamheden op verzoek toevoegen en eventuele creditnota's beheren.
Als bepaalde gebouwen, verdiepingen of lokalen tijdelijk buiten gebruik worden gesteld (bijvoorbeeld voor werkzaamheden), worden deze niet op de factuur vermeld. 

Op elk gewenst moment kun je een jaarbudget genereren en simulaties uitvoeren , bijvoorbeeld als je van plan bent om bepaalde delen van het gebouw één dag per week te 'sluiten'.
Bovendien kunnen pro-forma facturen rekening houden met informatie over specifieke huurders of kostenplaatsen.

Kortom, CASH geeft je volledige controle over alle elementen van je contracten.