Outil stratégique

Chez QUALIPSO, notre expertise montre qu’un cahier des charges bien conçu permet non seulement de sélectionner le bon prestataire, mais aussi de piloter la performance sur des bases claires et objectives.

Dans le domaine du facility management, et en particulier du nettoyage, le cahier des charges est bien plus qu’un simple document administratif. Il constitue un outil stratégique qui conditionne la qualité du service, l’efficacité et la facilité de la gestion contractuelle et enfin la maîtrise des coûts. 

Chez QUALIPSO, notre expertise montre qu’un cahier des charges bien conçu permet non seulement de sélectionner le bon prestataire, mais aussi de piloter la performance sur des bases claires et objectives. 

1. Des données précises pour des offres justes

Un bon cahier des charges doit fournir un maximum d'informations aux soumissionnaires, car plus le contexte est clair, moins il y a de place pour l’approximation. Trop souvent, un cahier des charges imprécis et surtout l'absence d'un métré précis pousse les prestataires à intégrer des marges de sécurité élevées. Cela se traduit mécaniquement par des offres plus coûteuses ou inadaptées.

Il faut donc investir dans la collecte des données suivantes : 

• les surfaces exactes de chaque local,
• Type de local : sanitaire, bureau, couloir, réserve, salle de réunion,...
• la nature des revêtements de sol,
• Éventuellement horaire d'intervention : samedi, dimanche, horaire de nuit
• les fréquences et le niveau de qualité (NQA) attendus selon les typologies de locaux,

En fournissant ses données, le donneur d’ordre réduit l’incertitude et permet une offre plus fine, plus réaliste et plus compétitive. Cette transparence améliore non seulement la qualité des réponses, mais renforce aussi la confiance du prestataire, qui s’engage sur des bases tangibles. Cela permet également de mieux comparer les offres entre elles, car elles reposent sur une lecture identique du besoin.

2. Poser des bases objectives pour la sélection

L’investissement dans un cahier des charges structuré permet de définir des critères objectifs d'attribution : prix, nombre d'heures, organisation du chantier, engagement de qualité, gestion des présence et procédure de remplacement, etc. Cela favorise une démarche rigoureuse, limitant le poids des éléments subjectifs. En intégrant des SLA (Service Level Agreements) et KPI (indicateurs de performance) dès la phase d’appel d’offres, le donneur d’ordre peut s’assurer que l’offre est en adéquation avec ses exigences de qualité.

3. Simplifier et sécuriser la gestion contractuelle

Le cahier des charges est également un outil de pilotage opérationnel. Il permet une gestion simple et efficace du contrat, grâce à une formalisation claire :

• Des SLA précis concernant les ressources humaines, les moyens techniques, la gestion opérationnelle et la qualité.
• Des pénalités ou bonus selon les résultats mesurés par les KPI.
• Une obligation de résultat pour les prestations régulières, qui remplace la simple obligation de moyens et engage concrètement le prestataire.

4. Garantir clarté, simplicité et traçabilité

La lisibilité du cahier des charges est cruciale. Une structure logique, un langage clair, une séparation entre les prestations régulières et les travaux à basse fréquence (sols, vitres, éléments, locaux…) permettent une compréhension immédiate par toutes les parties prenantes. Cela limite les litiges, facilite les audits qualité et encadre la relation sur toute la durée du contrat.

Chez QUALIPSO, nous constatons chaque jour que la qualité du cahier des charges conditionne directement la qualité du service rendu et la facilité de suivi du contrat. Investir dans sa rédaction, c’est investir dans la pérennité, l’efficience et la transparence du partenariat avec le prestataire. Un document bien pensé n’est pas une dépense, mais une assurance de performance.